De procedure

Wat u moet doen: Een protocol voor het afgeven van vrijwaringen

U benadert Stichting BeeldAnoniem (SBA) met de mededeling dat u de rechthebbende van een bepaalde foto niet kent, of niet kunt traceren. SBA achterhaalt wat u allemaal heeft gedaan om de fotograaf of te vinden. Hier hebben we een handige checklist voor. U moet alles op de checklist gedaan hebben om de fotograaf of illustrator te vinden en ondertekent deze ter verklaring dat u uw best heeft gedaan om de fotograaf of illustrator te achterhalen.

Vervolgens sturen wij een formulier 'Verzoek tot vrijwaring'. Hierop moet u aangeven om welke foto het precies gaat en waarvoor de foto of illustratie gebruikt gaat worden. Deze gegevens zijn al in een eerder stadium aan u gecommuniceerd en een prijsindicatie voor wat een vrijwaring gaat kosten is afgegeven. Om tot een juiste prijs te komen wordt gebruik gemaakt van de tarievenlijst van SBA. Een vrijwaring wordt pas aangeboden als de volgende informatie is ontvangen:

  • Een kopie van de foto of illustratie
  • Vindplaats van de foto of illustratie, indien bekend, de naam van de maker
  • Een omschrijving van de manier waarop de foto of illustratie gebruikt gaat worden, soort publicatie, oplage en het formaat van het gebruik van de foto of illustratie.

De vrijwaring wordt niet aangeboden in het geval dat, naar oordeel van het bureau, verwacht kan worden dat de vergoeding voor de aangeboden vrijwaring waarschijnlijk niet voldoende is om een claim te financieren. Of die situatie zich voordoet zal afhangen van het soort gebruik, de vraag of een rechthebbende waarschijnlijk makkelijk te traceren is en de marktwaarde van de betreffende foto of illustratie.

Wij wijzen u op de risico’s van claims van derden (portretrecht, merkenrecht, etc.) en wijzen u op het feit dat SBA claims van derden niet vrijwaart. Bij bijvoorbeeld fotoportretten van personen met een verzilverbare populariteit wordt u erop gewezen dat u de rechten daarvoor moet regelen met de geportretteerde zelf. Dit geldt ook voor merken en bijvoorbeeld ook voor gebouwen die op foto’s kunnen voorkomen.

Op het formulier Verzoek tot vrijwaring verklaart u zich akkoord met de voorwaarden, waaronder de melding dat de gebruiker aansprakelijk blijft voor claims van derden. Uiteindelijk wordt aan de hand van de gegevens die zijn ingevuld op het formulier Verzoek tot Vrijwaring een vrijwaringsverklaring opgesteld.

Handleiding en checklist

Wanneer de identiteit van de fotograaf of illustrator bekend is:

  • Is de fotograaf of illustrator gezocht op internet voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Zijn archieven benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Zijn de beroepsverenigingen benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Als de fotograaf was aangesloten bij een persbureau, is het persbureau dan benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Als de fotograaf of illustrator ooit geëxposeerd heeft in een galerie of museum, zijn deze instellingen dan benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Zijn eventuele (vroegere) opdrachtgevers benaderd voor de recente contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Wanneer de fotograaf of illustrator ooit een boek heeft gemaakt of gepubliceerd heeft in een tijdschrift zijn de uitgeverijen hiervan dan benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?

Bij een foto gevonden in een boek:

  • Staat de naam van de fotograaf/illustrator bij de foto of illustratie?
  • Staat de naam van de fotograaf/illustrator ergens anders in het boek?
  • Wordt de naam van de fotograaf/illustrator genoemd in de tekst van het boek?
  • Is de uitgeverij benaderd voor meer informatie omtrent de identiteit van de fotograaf/illustrator?
  • Is de auteur/samensteller van het boek benaderd voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf/illustrator?
  • Is het boek op internet opgezocht waar misschien meer informatie is te vinden over de foto’s of illustraties in het boek?
  • Is het onderwerp van het boek en/of van de foto of illustratie gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn archieven benaderd of heeft men zelf in archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van het boek en/of onderwerp van de foto of illustratie? (bijvoorbeeld archieven over een bepaalde streek, bepaald product, bepaald persoon, etc.)

Bij een foto gevonden op internet:

  • Staat de naam van de fotograaf of illustrator bij de foto/illustratie?
  • Staat de naam van de fotograaf of illustrator ergens anders op de website?
  • Wordt de naam van de fotograaf of illustrator genoemd in de tekst van de website?
  • Staat de naam van de fotograaf in de eventuele metadata van de foto?
  • Is de webbeheerder/host van de website benaderd voor meer informatie omtrent de identiteit van de fotograaf of illustrator?
  • Is de auteur/samensteller van website en/of eventuele tekst op de website benaderd voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf of illustrator?
  • Is het onderwerp van de website en/of van de foto/illustratie gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn archieven benaderd of heeft men zelf in archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van de website en/of onderwerp van de foto of illustratie? (bijvoorbeeld archieven over een bepaalde streek, bepaald product, bepaald persoon, etc.)

Bij een foto of illustratie gevonden in een (foto-)archief:

  • Is er gekeken op de achterkant van de foto voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf of de auteursrechthebbende? (vaak staat er een stempel op de achterkant van de foto met de gegevens van de fotograaf of de fotostudio waar hij gemaakt is)
  • Is er in hetzelfde archief waar de foto of illustratie vandaan komt en/of in een ander archief gezocht op het onderwerp van wat erop de foto of illustratie staat? (sommige archieven hebben dezelfde foto meerdere keren in hun archief staan en waarbij dan wel de naam van de fotograaf/illustrator erbij vermeld)
  • Wanneer de studio waar de foto of illustratie vandaan komt bekend is: is deze studio gezocht op internet voor meer contactgegevens?

Bij een foto of illustratie gevonden op een ansichtkaart:

  • Is er op de achterkant van de ansichtkaart of poster gekeken naar meer gegevens over de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Is de uitgeverij van de ansichtkaart of poster benaderd voor meer gegevens over de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Is de uitgeverij opgezocht op internet voor contactgegevens van de uitgeverij zelf en/of voor meer informatie over de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
  • Is het onderwerp van de foto of illustratie gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto of illustratie op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn archieven benaderd of heeft men zelf in archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van de website en/of onderwerp van de foto? (bijvoorbeeld archieven over een bepaalde streek, bepaald product, bepaald persoon, etc.)

Bij een foto gevonden in een tijdschrift of krant:

  • Staat de naam van de fotograaf/illustrator bij de foto?
  • Staat de naam van de fotograaf/illustrator ergens anders in het tijdschrift/krant?
  • Wordt de naam van de fotograaf/illustrator genoemd in de tekst van het tijdschrift/krant?
  • Is de uitgeverij van het tijdschrift/krant benaderd voor meer informatie omtrent de identiteit van de fotograaf/illustrator?
  • Wanneer de foto of illustratie bij een artikel is geplaatst; is de auteur van het artikel benaderd voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf of illustrator?
  • Is het tijdschrift of de krant op internet opgezocht waar misschien meer informatie is te vinden over de foto’s of illustraties? (er kan worden gezocht op een specifieke uitgave of op meerdere jaargangen, misschien werden er vaker foto’s of illustraties van deze fotograaf gebruikt)
  • Is het onderwerp van het artikel of van het tijdschrift en/of het onderwerp van de foto of illustratie gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto of illustratie op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn -archieven benaderd of heeft men zelf in archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van het artikel/tijdschrift en/of onderwerp van de foto of illustratie? (bijvoorbeeld archieven over een bepaalde streek, bepaald product, bepaald persoon, etc.)

Verzoek tot vrijwaring

Wij willen u er op wijzen dat u de onder ‘wat moet u doen’ vermelde handleiding voor het zoeken moet hebben doorgenomen voordat u ons het verzoek tot vrijwaring toestuurt.

Download: SBA_Verzoek tot Vrijwaring 2020

Tarieven

Lukt het niet om achter de noodzakelijke gegevens van de rechthebbende te komen, dan kunt u een Verzoek om Vrijwaring voor aanspraken van de auteursrechthebbenden indienen. Als SBA u deze vrijwaring afgeeft betaalt u daarvoor de gangbare tarieven voor publicatie, vermeerderd met 15 procent administratiekosten. SBA verbindt zich daarmee om u, de gebruiker, in en buiten rechte te vrijwaren tegen alle aanspraken van de auteursrechthebbende(n). SBA reserveert de ontvangen bedragen voor uitbetaling aan rechthebbenden die achterhaald worden. Niet-uitbetaalde gelden blijven gereserveerd voor de uit de vrijwaringen voortkomende risico’s en verplichtingen.

SBA heeft geen commercieel oogmerk, maar wil op deze wijze de mogelijkheid creëren voor gebruikers om foto’s en illustraties rechtmatig te publiceren zonder dat archieffoto’s concurreren met de exploitatie van fotografen en illustratoren in het algemeen.

@ BeeldAnoniem. Ondersteund door Pictorightfonds