De procedure

Wat u moet doen.  Een protocol voor het afgeven van vrijwaringen

U benadert Stichting Foto Anoniem met de mededeling dat u de rechthebbende van een bepaalde foto niet kent, of niet kunt traceren. Stichting Foto Anoniem achterhaalt wat u allemaal heeft gedaan om de fotograaf of te vinden. Hier hebben we een handige checklist voor. U moet alles op de checklist gedaan hebben om de fotograaf te vinden en ondertekent deze ter verklaring dat u uw best heeft gedaan om de fotograaf te achterhalen.

Vervolgens sturen wij een formulier Verzoek tot vrijwaring. Hierop moet u aangeven om welke foto het precies gaat en waarvoor de foto gebruikt gaat worden. Deze gegevens zijn al in een eerder stadium aan u gecommuniceerd en een prijsindicatie voor wat een vrijwaring gaat kosten is afgegeven. Om tot een juiste prijs te komen wordt gebruik gemaakt van de tarievenlijst van Stichting Foto Anoniem. Een vrijwaring wordt pas aangeboden als de volgende informatie is ontvangen:

  • Een kopie van de foto
  • Vindplaats van de foto en, indien bekend, de naam van de fotograaf
  • Een omschrijving van de manier waarop de foto gebruikt gaat worden, soort publicatie, oplage en het formaat van het gebruik van de foto

De vrijwaring wordt niet aangeboden in het geval dat, naar oordeel van het bureau, verwacht kan worden dat de vergoeding voor de aangeboden vrijwaring waarschijnlijk niet voldoende is om een claim te financieren. Of die situatie zich voordoet zal afhangen van het soort gebruik, de vraag of een rechthebbende waarschijnlijk makkelijk te traceren is en de marktwaarde van de betreffende foto.
Wij wijzen u op de risico’s van claims van derden (portretrecht, merkenrecht, etc.) en wijzen u op het feit dat Stichting Foto Anoniem claims van derden niet vrijwaart. Bij bijvoorbeeld fotoportretten van personen met een verzilverbare populariteit wordt u erop gewezen dat u de rechten daarvoor moet regelen met de geportretteerde zelf. Dit geldt ook voor merken en bijvoorbeeld ook voor gebouwen die op foto’s kunnen voorkomen.

Op het formulier Verzoek tot vrijwaring verklaart u zich akkoord met de voorwaarden, waaronder de melding dat de gebruiker aansprakelijk blijft voor claims van derden. Uiteindelijk wordt aan de hand van de gegevens die zijn ingevuld op het formulier Verzoek tot Vrijwaring een vrijwaringverklaring opgesteld.

Handleiding en checklist

Wanneer de identiteit van de fotograaf bekend is:

  • Is de fotograaf gezocht op internet voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Zijn foto-archieven benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Zijn de beroepsverenigingen benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Als de fotograaf was aangesloten bij een persbureau, is het persbureau dan benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Als de fotograaf ooit geëxposeerd heeft in een galerie of museum, zijn deze instellingen dan benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Zijn eventuele (vroegere) opdrachtgevers benaderd voor de recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Wanneer de fotograaf ooit een boek heeft gemaakt of gepubliceerd heeft in een tijdschrift zijn de uitgeverijen hiervan dan benaderd voor eventuele recente contactgegevens van de fotograaf of de auteursrechthebbende?

Bij een foto gevonden in een boek:

  • Staat de naam van de fotograaf bij de foto?
  • Staat de naam van de fotograaf ergens anders in het boek?
  • Wordt de naam van de fotograaf genoemd in de tekst van het boek?
  • Is de uitgeverij benaderd voor meer informatie omtrent de identiteit van de fotograaf?
  • Is de auteur/samensteller van het boek benaderd voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf?
  • Is het boek op internet opgezocht waar misschien meer informatie is te vinden over de foto’s in het boek?
  • Is het onderwerp van het boek en/of van de foto gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn foto-archieven benaderd of heeft men zelf in foto-archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van het boek en/of onderwerp van de foto? (bijvoorbeeld foto-archieven over een bepaalde streek, bepaald produkt, bepaald persoon, etc.)

Bij een foto gevonden op internet:

  • Staat de naam van de fotograaf bij de foto?
  • Staat de naam van de fotograaf ergens anders op de website?
  • Wordt de naam van de fotograaf genoemd in de tekst van de website?
  • Staat de naam van de fotograaf in de eventuele metadata van de foto?
  • Is de webbeheerder/host van de website benaderd voor meer informatie omtrent de identiteit van de fotograaf?
  • Is de auteur/samensteller van website en/of eventuele tekst op de website benaderd voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf?
  • Is het onderwerp van de website en/of van de foto gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn foto-archieven benaderd of heeft men zelf in foto-archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van de website en/of onderwerp van de foto? (bijvoorbeeld foto-archieven over een bepaalde streek, bepaald produkt, bepaald persoon, etc.)
  • Bij een foto gevonden in een (foto-)archief:
  • Is er gekeken op de achterkant van de foto voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf of de auteursrechthebbende? (vaak staat er een stempel op de achterkant van de foto met de gegevens van de fotograaf of de fotostudio waar hij gemaakt is)
  • Is er in hetzelfde archief waar de foto vandaan komt en/of in een ander archief gezocht op het onderwerp van wat erop de foto staat? (sommige archieven hebben dezelfde foto meerdere keren in hun archief staan en waarbij dan bij een wel de naam van de fotograaf erbij vermeld)
  • Wanneer de fotostudio waar de foto vandaan komt bekend is: is deze fotostudio gezocht op internet voor meer contactgegevens?

Bij een foto gevonden op een ansichtkaart:

  • Is er op de achterkant van de ansichtkaart of poster gekeken naar meer gegevens over de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Is de uitgeverij van de ansichtkaart of poster benaderd voor meer gegevens over de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Is de uitgeverij opgezocht op internet voor contactgegevens van de uitgeverij zelf en/of voor meer informatie over de fotograaf of de auteursrechthebbende?
  • Is het onderwerp van de foto gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn foto-archieven benaderd of heeft men zelf in foto-archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van de website en/of onderwerp van de foto? (bijvoorbeeld foto-archieven over een bepaalde streek, bepaald produkt, bepaald persoon, etc.)

Bij een foto gevonden in een tijdschrift of krant:

  • Staat de naam van de fotograaf bij de foto?
  • Staat de naam van de fotograaf ergens anders in het tijdschrift/krant?
  • Wordt de naam van de fotograaf genoemd in de tekst van het tijdschrift/krant?
  • Is de uitgeverij van het tijdschrift/krant benaderd voor meer informatie omtrent de identiteit van de fotograaf?
  • Wanneer de foto bij een artikel is geplaatst; is de auteur van het artikel benaderd voor meer informatie over de identiteit van de fotograaf?
  • Is het tijdschrift of de krant op internet opgezocht waar misschien meer informatie is te vinden over de foto’s? (er kan worden gezocht op een specifieke uitgave of op meerdere jaargangen, misschien werden er vaker foto’s van deze fotograaf gebruikt)
  • Is het onderwerp van het artikel of van het tijdschrift en/of het onderwerp van de foto gezocht op afbeeldingen op internet? (misschien duikt de foto op meer plekken op en ergens wel met een verwijzing naar de auteursrechthebbende)
  • Zijn foto-archieven benaderd of heeft men zelf in foto-archieven gezocht die collecties in hun bezit hebben die een connectie hebben met het onderwerp van het artikel/tijdschrift en/of onderwerp van de foto? (bijvoorbeeld foto-archieven over een bepaalde streek, bepaald produkt, bepaald persoon, etc.)

Verzoek tot vrijwaring

Wij willen u er op wijzen dat u de onder ‘wat moet u doen’ vermelde handleiding voor het zoeken moet hebben doorgenomen voordat u ons het verzoek tot vrijwaring toestuurt.

Download: SFA_Verzoek_tot_Vrijwaring

Tarieven

Lukt het niet om achter de noodzakelijke gegevens van de rechthebbende te komen, dan kunt u een Verzoek om Vrijwaring voor aanspraken van de auteursrechthebbenden indienen. Als Stichting Foto Anoniem u deze vrijwaring afgeeft betaalt u daarvoor de gangbare tarieven voor publicatie, vermeerderd met 15 procent administratiekosten. Stichting Foto Anoniem verbindt zich daarmee om u, de gebruiker, in en buiten rechte te vrijwaren tegen alle aanspraken van de auteursrechthebbende(n). Stichting Foto Anoniem reserveert de ontvangen bedragen voor uitbetaling aan rechthebbenden die achterhaald worden. Niet-uitbetaalde gelden blijven gereserveerd voor de uit de vrijwaringen voortkomende risico’s en verplichtingen.
Stichting Foto Anoniem heeft geen commercieel oogmerk, maar wil op deze wijze de mogelijkheid creëren voor gebruikers om foto’s rechtmatig te publiceren zonder dat archieffoto’s concurreren met de exploitatie van fotografen in het algemeen.

 


uitvoeringsorganisatie Pictoright